【鍼灸院の経営】施術記録の効率化で時間を2倍に！1日3分で完結するデジタル管理システムの構築法
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こんにちは！鍼灸院の経営塾‐AMG‐代表の宮崎圭太です。施術後の記録作業に毎回10分以上かかって、気づいたら1日の終わりにはヘトヘト…なんてことありませんか？🤔
「患者さんとの時間をもっと大切にしたいのに、記録作業に追われている」
「手書きカルテが増え続けて管理が大変」
「デジタル化したいけど、何から始めればいいか分からない」
そんな悩みを抱えている鍼灸師さんは本当に多いんです。
このブログでは、施術記録をデジタル化して業務効率を2倍にする具体的な方法を7ステップで解説します。
この方法を実践すれば、1日30分以上の時間が生まれます。
その時間を患者さんとのコミュニケーションや自分の休息、さらには売上アップのための活動に使えるようになるんです。
ITが苦手な方でも無理なく導入できる実践的なノウハウをお伝えしますので、ぜひ最後までお読みください。
目次
- 施術記録に時間がかかりすぎる3つの根本原因
- AMGメンバーの事例を元にしたデジタル化による経営改善効果
- 1日3分で完結するデジタル管理システム構築7ステップ
- 各ステップで使える具体的なツールと実践テクニック
- デジタル化を成功させるための注意点とよくある失敗
- まとめ：明日から始めるデジタル記録システムの第一歩
施術記録に時間がかかりすぎる3つの根本原因
記録項目が多すぎて整理されていない
多くの鍼灸師が陥るのが「とりあえず全部書いておこう」という心理です。
患者さんの症状、施術内容、使用した経穴、刺鍼の深さ、患者さんの反応、次回の予定…
気づけば記録項目が10個も20個もあって、毎回書くのが大変になっているんです。
実は、法律で必要な項目と臨床判断に必要な項目は、思っているより少ないんですよ。
「あれもこれも」と詰め込むと、後で見返したときに何が重要か分からなくなります。
情報が多すぎて、かえって使えないカルテになってしまうんです。
手書きカルテの非効率性に気づいていない
手書きカルテには、実は見えないコストがたくさんあります。
同じ内容を何度も手書きする時間。
過去のカルテを探すのに毎回数分かかる時間。
文字が読みにくくて後から困る経験。
さらに、カルテの保管スペースも必要になります。
開業して3年も経てば、段ボール数箱分のカルテが溜まっていることも珍しくありません。
「手書きの方が慣れているから」という理由だけで続けていると、年間で何十時間も無駄にしている可能性があるんです。
時間管理の観点から見ると、これは大きな経営的損失ですよね。
施術時間を見直して回転率アップ！収益を最大化する時間管理法でも解説していますが、時間は鍼灸院経営で最も貴重な資源です。
「後でまとめて書く」習慣が時間を奪っている
「施術が終わったら後でまとめて書こう」
この習慣、実は最も時間を奪う原因なんです。
施術直後に記録しないと、細かい情報を忘れてしまいます。
「あれ、どこに刺鍼したっけ？」
「患者さん、何て言ってたっけ？」
思い出すのに時間がかかるんです。
しかも、まとめて書こうとすると、1日の終わりに30分以上かかってしまいます。
疲れた状態で書くので、記録の質も下がってしまうんですよね。
結果的に、正確性も効率も失ってしまう悪循環に陥ります。
AMGメンバーの事例を元にしたデジタル化による経営改善効果
施術記録の効率化で生まれた時間の使い道
AMGのある鍼灸院では、記録時間を1日30分短縮することに成功しました。
その結果、何が起きたと思いますか？
まず、その時間で患者さん1人を追加で診られるようになったんです。
単価7,000円だとすると、月20日営業で月14万円の売上アップです。
別のメンバーは、浮いた時間をSNS発信に使いました。
毎日15分、Instagramに投稿を続けたところ、3ヶ月で新規患者が月10名増えたそうです。
さらに、時間的余裕ができることで、患者さんとのコミュニケーションの質も向上します。
「今日はゆっくり話を聞けた」という満足感が、鍼灸師自身のモチベーションアップにもつながるんですよね。
開業1年目でも月30名獲得！地域密着型チラシ配布の効果的な実践法でも触れていますが、時間を戦略的に使うことが集客力アップの鍵なんです。
データ分析による売上予測と経営判断の精度向上
デジタル記録の最大のメリットは、データ分析ができることです。
手書きカルテだと、「なんとなく最近リピート率が下がってる気がする」という感覚的な判断しかできません。
でも、デジタル化すれば、正確なリピート率が一目で分かります。
どの施術メニューが売上に貢献しているか。
どの曜日が混んでいて、どの時間帯が空いているか。
季節ごとの来院傾向はどうか。
こういったデータが可視化されることで、経営判断の精度が劇的に上がるんです。
AMGのあるメンバーは、データ分析の結果、「水曜日の午前中が最も空いている」ことに気づきました。
そこで、水曜日限定の割引キャンペーンを実施したところ、その時間帯の予約が2倍になったそうです。
「なんとなく」の経営から、「データに基づく」経営へ。
このシフトが、安定した売上につながるんですよね。
開業1年目で失敗しない！月次決算書の見方と経営判断術でも、データに基づく経営判断の重要性を解説しています。
1日3分で完結するデジタル管理システム構築7ステップ
それでは、具体的にどうやってデジタル管理システムを構築するか、7ステップで解説していきます。
より詳しい技術的な解説は、施術記録デジタル化で業務効率3倍！クラウド管理システム導入ガイドでも紹介していますので、併せて参考にしてください。
ステップ1：現状の記録作業を可視化して無駄を発見する
まず最初にやるべきは、現状の記録作業の「可視化」です。
1週間、記録作業にかかる時間を計測してみてください。
スマホのストップウォッチ機能で十分です。
- 患者情報の記入：3分
- 症状の記録：5分
- 施術内容の記録：4分
- 次回予約の記録：2分
こんな感じで、項目ごとに何分かかっているか把握します。
すると、意外なことに気づくはずです。
「あれ、この項目って本当に必要？」
「これ、毎回書いてるけど後で見返したことないな」
無駄な項目が見えてくるんです。
可視化することで、改善のスタート地点が明確になります。
ステップ2：法的要件と臨床判断に必要な項目だけに絞る
次に、記録項目を絞り込みます。
鍼灸師法で必要とされる記録項目は、実はそれほど多くありません。
- 施術年月日
- 患者の氏名
- 病名または症状
- 施術内容
これらは法的に必要な項目です。
それに加えて、臨床判断に必要な項目だけを追加します。
例えば：
- 使用した主要経穴（全部じゃなくて主要な3〜5個だけ）
- 患者さんの反応（1〜2文で簡潔に）
- 次回の施術方針（キーワードだけ）
「あれもこれも」と詰め込まないことがポイントです。
シンプルイズベスト。
本当に必要な情報だけに絞ることで、記録時間が半分以下になります。
患者との信頼関係を深める！効果的な問診票の作り方でも、必要な情報の選び方について解説していますので、参考にしてください。
ステップ3：自分に合ったデジタルツールを選定する
さあ、ここからが本番です。
自分に合ったデジタルツールを選びましょう。
「ITが苦手だから無理」と思っていませんか？
大丈夫です。
今は誰でも使える簡単なツールがたくさんあります。
初心者向け：無料ツール
- Googleスプレッドシート
- Notion
- Evernote
これらは無料で使えて、スマホからも入力できます。
中級者向け：専門システム
- 電子カルテシステム（月額3,000円〜）
- 予約管理と連携できるシステム
ツール選定の3つの基準：
- 使いやすさ：自分のITスキルに合っているか
- 安全性：患者情報を守れるか
- 拡張性：将来的に機能を追加できるか
最初は無料ツールから始めて、慣れてきたら専門システムに移行する方法もおすすめです。
「完璧なツール」を探すより、「今すぐ使えるツール」から始めることが大切ですよ。
ステップ4：テンプレート化で入力スピードを3倍にする
デジタル化の最大の利点は、テンプレート化できることです。
よく使う文言や症状パターンをテンプレート化すると、入力スピードが劇的に速くなります。
例えば、症状の記録：
- 肩こり（僧帽筋緊張）
- 腰痛（腰部筋緊張）
- 頭痛（緊張型）
これらをプルダウンメニューで選べるようにします。
施術内容も同様です：
- 全身調整コース
- 肩こり集中コース
- 美容鍼コース
選択式にすることで、入力が1文字も打たずに完了します。
チェックボックス式も便利です：
□ 肩甲骨周り
□ 腰部
□ 下肢
□ 頭部
使用した部位にチェックを入れるだけ。
これだけで、記録時間が3分の1になることもあるんです。
最初は手間に感じるかもしれませんが、一度作れば後はずっと楽になります。
投資する価値、絶対にありますよ。
ステップ5：施術後即座に記録する習慣をつくる
ここが最も重要なポイントです。
「後でまとめて」ではなく、「その場で」記録する習慣をつくりましょう。
施術が終わったら、患者さんを見送る前に1〜2分で記録を完了させます。
スマホやタブレットをベッドサイドに置いておくと便利です。
最初は「患者さんを待たせて申し訳ない」と思うかもしれません。
でも、1分程度なら患者さんも気にしません。
むしろ「ちゃんと記録してくれている」という安心感につながります。
習慣化のコツは、21日間続けることです。
3週間続けば、体が自然と動くようになります。
「施術終了→即記録」
この流れを体に染み込ませましょう。
最初の1週間は意識が必要ですが、2週目からは徐々に楽になります。
3週目には、記録しないと気持ち悪く感じるようになりますよ。
ステップ6：クラウド保存で安全性とアクセス性を確保
記録したデータは、必ずクラウド上に保存しましょう。
クラウド保存のメリットは3つです：
1. 紛失リスクがゼロ
紙のカルテは火事や水害で失われる可能性があります。
でも、クラウド上のデータは物理的に失われることがありません。
2. 自動バックアップ
手動でバックアップを取る必要がありません。
システムが自動的に複数の場所にバックアップを作成してくれます。
3. どこからでもアクセス可能
院内だけでなく、自宅からでも過去の記録を確認できます。
患者さんから急な問い合わせがあっても、すぐに対応できるんです。
セキュリティ対策も忘れずに：
- 強力なパスワードを設定
- 二段階認証を有効化
- 定期的なパスワード変更
これらを実施すれば、手書きカルテよりもずっと安全です。
ステップ7：蓄積データを経営分析に活用する方法
さあ、ここまで来たら最後のステップです。
蓄積したデータを経営分析に活用しましょう。
デジタル記録の真価は、ここで発揮されます。
リピート率の可視化
誰が何回来院しているか、一目で分かります。
リピート率が低い患者さんには、フォローのメッセージを送ることもできますね。
施術メニュー別の売上分析
どのメニューが人気で、どのメニューが売上に貢献しているか。
データを見れば、力を入れるべきメニューが明確になります。
曜日・時間帯別の来院傾向
空いている時間帯を特定し、キャンペーンを打つことで稼働率を上げられます。
季節ごとの症状傾向
「春は花粉症関連の来院が増える」といった傾向が数値で見えてきます。
先回りして対策を打てるようになるんです。
月に1回、15分だけでもデータを見る時間を作ってください。
そこから見えてくる改善ポイントが、必ずあります。
開業1年目で失敗しない！月次決算書の見方と経営判断術と併せて実践すると、経営の全体像が見えてきますよ。
施術記録のデジタル化は、一人でやっていると「これで合ってるのかな？」と不安になることもありますよね😊
AMG公式LINEでは、実際に施術記録を効率化して時間を生み出した鍼灸院の具体的な事例や、おすすめのツール、システム導入後の失敗談とその対策など、役立つ情報を無料で配信しています。
各ステップで使える具体的なツールと実践テクニック
初心者向け：Googleスプレッドシートでの記録管理法
「電子カルテシステムは高そう…」
「まずは無料で試してみたい」
そんな方におすすめなのが、Googleスプレッドシートです。
完全無料で、スマホからも使えます。
基本的な設定方法
- Googleアカウントを作成（既に持っていればOK）
- Googleスプレッドシートを開く
- 列に項目を設定
例えば：
- A列：日付
- B列：患者名
- C列：症状
- D列：施術内容
- E列：使用経穴
- F列：次回予定
入力フォームの活用
Googleフォームと連携すれば、入力がさらに簡単になります。
スマホから質問に答えるだけで、自動的にスプレッドシートに記録されるんです。
スマホアプリからの記録方法
Googleスプレッドシートのアプリをスマホにインストールします。
ベッドサイドでサッと開いて、タップするだけで記録完了。
めちゃくちゃ簡単ですよ。
最初は「難しそう」と思うかもしれませんが、1時間もいじれば慣れます。
YouTube で「Googleスプレッドシート 使い方」と検索すれば、分かりやすい動画がたくさん出てきます。
中級者向け：専門の電子カルテシステムの選び方
Googleスプレッドシートに慣れてきたら、専門の電子カルテシステムも検討してみましょう。
月額3,000円〜10,000円程度で、より高機能なシステムが使えます。
電子カルテシステムのメリット
- 予約管理と連携できる
- 自動でリマインドメールを送信
- レセプト業務にも対応
- セキュリティが強固
費用対効果の考え方
月額5,000円のシステムでも、記録時間が1日10分短縮されれば十分に元が取れます。
1日10分×月20日＝200分（約3時間）
この3時間で患者さんを2〜3人診れば、余裕で黒字です。
無料トライアルでの試用ポイント
多くのシステムは、無料トライアル期間があります。
試用期間中にチェックすべきポイント：
- 入力のしやすさ（直感的に使えるか）
- スマホ対応の有無
- サポート体制（質問に答えてくれるか）
- データの移行のしやすさ
3つくらいのシステムを試してみて、一番使いやすいものを選びましょう。
予約管理システム導入で業務効率3倍！無料ツールから有料ツールまで比較と選び方でも、ツール選びのポイントを詳しく解説しています。
音声入力を活用した超高速記録術
最後に、裏技的なテクニックを紹介します。
音声入力です。
スマホの音声入力機能を使えば、タイピングよりも3倍速く記録できます。
音声入力のやり方
- スマホのマイクボタンをタップ
- 話すだけで文字に変換される
- 簡単に編集して完了
例えば：
「今日の患者さん、田中太郎さん。肩こりで来院。僧帽筋の緊張が強い。肩井、天柱、風池に刺鍼。次回は1週間後」
こう話すだけで、記録が完成します。
音声入力のコツ
- ゆっくり、はっきり話す
- 句読点は「まる」「てん」と言う
- 専門用語は事前に辞書登録しておく
注意点
音声入力は便利ですが、患者さんがいる前では使えません。
プライバシーの問題もありますからね。
患者さんを見送った後、院内で一人になってから使うのがおすすめです。
AIの活用も視野に入れておくと、さらに効率化できます。
鍼灸院のAIの活用法で、最新の技術活用法を紹介していますので、参考にしてみてください。
デジタル化を成功させるための注意点とよくある失敗
完璧を求めすぎて挫折するパターン
デジタル化で最も多い失敗パターンが、「完璧主義」です。
「最初から完璧なシステムを作ろう」
こう考えると、途中で挫折してしまいます。
システムを構築するのに何週間もかかって、結局使わなくなる…
こんなケースが本当に多いんです。
まずは60点でスタート
完璧を目指さず、まずは使えるレベルで始めましょう。
60点のシステムでも、使い始めることに意味があります。
使いながら改善していけばいいんです。
小さく始めて徐々に拡張
最初は基本的な項目だけ。
慣れてきたら、少しずつ項目を追加していきます。
このステップバイステップのアプローチが、成功の秘訣です。
「完璧なシステム」は存在しません。
自分にとって使いやすいシステムを、時間をかけて育てていくんです。
情報セキュリティとプライバシー保護の基本
患者情報を扱う以上、セキュリティは絶対に軽視できません。
基本的なルールを守りましょう。
パスワード管理の鉄則
- 長さは12文字以上
- 英数字＋記号を組み合わせる
- 他のサイトと同じパスワードを使わない
- 定期的に変更する（3ヶ月に1回）
二段階認証は必須
パスワードだけでなく、スマホに送られる認証コードも必要にします。
これだけで、セキュリティレベルが格段に上がります。
アクセス制限の設定
スタッフがいる場合、見られる情報を制限します。
必要最低限の情報だけにアクセスできるようにしましょう。
情報漏洩を防ぐ基本ルール
- 公共のWi-Fiでは記録を見ない
- スマホには必ずロックをかける
- 退職したスタッフのアクセス権は即座に削除
法的なトラブルを避けるためにも、これらは必ず守ってください。
システム導入後の継続運用のコツ
システムを導入しても、続かなければ意味がありません。
継続運用のコツを3つ紹介します。
1. 3週間の習慣化期間を乗り越える
最初の3週間が勝負です。
この期間を乗り越えれば、後は自然と続けられます。
カレンダーに毎日チェックをつけて、モチベーションを保ちましょう。
2. 定期的な見直しと改善のサイクル
月に1回、15分だけシステムを見直す時間を作ります。
「この項目、使ってないな」
「ここ、もっと効率化できそう」
こんな気づきを活かして、少しずつ改善していきます。
3. 挫折しそうになったときの対処法
「めんどくさくなってきた…」
そう感じたら、一度原点に戻りましょう。
なぜデジタル化しようと思ったのか。
どんな未来を実現したかったのか。
目的を思い出せば、また頑張れます。
それでもダメなら、AMGのような経営コミュニティに参加するのもおすすめです。
同じ悩みを持つ仲間がいると、モチベーションが全然違いますよ。
まとめ：明日から始めるデジタル記録システムの第一歩
施術記録のデジタル化で、業務効率を2倍にする方法を7ステップでお伝えしました。
ポイントをおさらいしましょう：
- 現状の可視化：記録作業に何分かかっているか把握する
- 項目の絞り込み：法的要件と臨床判断に必要な項目だけに絞る
- ツール選定：自分に合ったデジタルツールを選ぶ
- テンプレート化：入力スピードを3倍にする
- 即時記録の習慣化：施術後すぐに記録する
- クラウド保存：安全性とアクセス性を確保
- データ活用：経営分析に活かす
デジタル化によって得られる未来は、こんなに素晴らしいものです：
- 1日30分以上の時間的余裕
- 患者さんとのコミュニケーション時間の増加
- データに基づく正確な経営判断
- リピート率や売上の向上
- 自分自身の心の余裕
「ITが苦手だから…」
「めんどくさそうだから…」
そう思って先延ばしにしていませんか？
でも、最初の一歩さえ踏み出せば、意外と簡単なんです。
明日からできる最初の一歩は、「現状の可視化」です。
1週間、記録作業に何分かかっているか計測してみてください。
それだけでOKです。
そこから見えてくる改善ポイントが、必ずあります。
施術記録の効率化は、単なる時短テクニックではありません。
あなたの鍼灸院経営を、次のステージに引き上げるための重要な一歩なんです。
1日30分の時間が生まれたら、あなたは何をしたいですか？
患者さんともっと話したい？
新しい技術を学びたい？
家族との時間を増やしたい？
その未来は、今日の一歩から始まります。
さあ、一緒に始めましょう。
あなたの鍼灸院が、もっと効率的で、もっと楽しい場所になることを応援しています。
施術記録のデジタル化は、一人でやっていると不安になることもありますよね😊
AMG公式LINEでは、実際に効率化を実現した鍼灸院の事例や、失敗談から学ぶ導入のコツなど、役立つ情報を無料で配信しています。
「デジタル化に成功した鍼灸院は、その浮いた時間で何をしているのか？」といった実践的な情報も得られますので、ぜひ参考にしてみてください。
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