【鍼灸院の経営】1日の業務を3時間短縮！施術記録から予約管理まで効率化する時間術

こんにちは！鍼灸院の経営塾‐AMG‐代表の宮崎圭太です。毎日施術に追われて、気づいたら夜の21時過ぎ…カルテ記入や予約対応に時間を取られて、家族との時間も自分の勉強時間も取れないとお悩みではありませんか？🤔

「施術後の記録作成に毎回10分以上かかる」「電話対応で施術に集中できない」「閉院後の事務作業で帰宅が遅くなる」そんな声をよく聞きます。

このブログでは、1日の業務時間を3時間短縮する具体的な時間管理術と、デジタルツールを活用した業務効率化の方法を5ステップで詳しく解説します。この方法を実践すれば、患者さんへの対応品質は落とさず、裏側の事務作業を劇的に効率化でき、プライベートの時間も確保できるようになります。

目次

• 1人鍼灸院の業務が非効率になる3つの原因
• AMGメンバーの事例を元にした業務効率化の効果
• 1日3時間短縮する業務効率化5ステップ
• 業務別の具体的な効率化テクニック
• 効率化しても患者満足度を落とさないための注意点
• まとめ：明日から実践できる業務効率化システムの構築

1人鍼灸院の業務が非効率になる3つの原因

施術記録のアナログ管理が時間を奪っている

多くの鍼灸院で見られるのが、手書きカルテによる記録作業です。

施術が終わるたびに、カルテを引っ張り出して、丁寧に記入していく。これだけで1人あたり10分以上かかってしまうんです。

1日8人診たら80分、つまり1時間20分もの時間が記録作業だけで消えていきます。

さらに問題なのは、記録を後回しにすると内容を忘れてしまうこと。「あれ、この患者さん、肩の痛みは右だったっけ？左だったっけ？」なんてことになりがちです。

過去の施術履歴を探すのにも時間がかかります。「前回の施術内容を確認したい」と思っても、紙のカルテをめくって探すのは一苦労です。

経営的に見ると、この記録時間は売上に直結しない「非生産的時間」なんです。この時間を削減できれば、もっと患者さんと向き合う時間が増やせます。

予約管理の属人化で対応時間が増えている

電話予約のみで対応している院も多いですよね。

でも、これが意外と時間を奪っているんです。施術中に電話が鳴って、手を止めて対応する。患者さんにも申し訳ないし、集中も途切れます。

予約の重複や入れ違いも起こりやすくなります。「あれ？この時間、もう埋まってたっけ？」なんて焦ることも。

予約確認のLINEやメールを1件ずつ送るのも、地味に時間がかかります。1件2分として、1日8人なら16分。前日リマインドを忘れてキャンセルが増えることもあります。

予約管理を自動化すれば、患者さんにとっても24時間いつでも予約できて便利です。顧客体験の向上にもつながるんです。

ルーティン業務の標準化ができていない

毎回ゼロから考えて対応していませんか？

「この患者さんには何て説明しよう」「この質問にはどう答えよう」と、その都度考えていると時間がかかります。

よくある質問への対応も、毎回個別に答えていると非効率です。「駐車場はありますか？」「保険は使えますか？」といった質問は、テンプレート化できます。

会計処理の手順が曖昧だと、月末に慌てることになります。「あのレシート、どこいったっけ？」なんて探し回るのは時間の無駄です。

標準化は品質の安定化と時間削減の両面で効果的なんです。将来的にスタッフを雇う際の教育もスムーズになります。

AMGメンバーの事例を元にした業務効率化の効果

デジタル化で施術記録時間が1/3に短縮

AMGのある鍼灸院では、施術記録をテンプレート化し、音声入力を導入しました。

1件あたり10分かかっていた記録が、なんと3分に短縮されたんです！

1日8人対応の場合、合計56分の時間削減に成功しました。これだけの時間があれば、患者さんともっとゆっくり話せます。

空いた時間で患者さんとのコミュニケーション時間を増やしたところ、リピート率も向上したそうです。

施術記録デジタル化で業務効率3倍！クラウド管理システム導入ガイドも参考にしてみてください。

予約システム導入で電話対応がゼロになった事例

別のAMGメンバーは、オンライン予約システムを導入しました。

電話予約をオンライン予約に完全移行したところ、施術中の電話対応がゼロになったんです。

施術に集中できるようになり、患者さんからも「先生が集中してくれて安心」と好評だったそうです。

予約確認の自動送信で、前日リマインドの手間もゼロに。キャンセル率も減少しました。

オンライン予約システム活用で予約率を3倍にする方法で、導入方法を詳しく解説しています。

業務効率化って、一人でやっていると「これで合ってるのかな？」って不安になりますよね😅

AMG公式LINEでは、鍼灸院経営で実際に業務時間を半減させた事例や、デジタルツールの導入で失敗しないためのポイントなど、役立つ情報を無料で配信しています。

1日3時間短縮する業務効率化5ステップ

ステップ1：現状の業務時間を計測して「時間泥棒」を特定する

まずは、現状を把握することから始めましょう。

1週間、全ての業務にかかる時間を記録してください。施術記録、予約対応、連絡業務、会計処理など、項目別に分類します。

Googleカレンダーやスマホのタイマー機能を使うと簡単です。「施術記録開始」とタイマーをスタートして、終わったら時間を記録する。

これを1週間続けると、最も時間を奪っている業務が見えてきます。多くの院では、施術記録と予約対応がトップ2に入ります。

時間の可視化は改善の第一歩なんです。「なんとなく忙しい」から「この業務に1日1時間使っている」と具体的に分かれば、対策も立てやすくなります。

ステップ2：優先順位をつけて「自動化すべき業務」を選ぶ

全ての業務を一度に効率化しようとすると失敗します。

優先順位をつけましょう。基準は「時間がかかる×繰り返し発生する」業務です。

施術記録→予約管理→連絡業務の順で効率化するのがおすすめです。この順番で取り組むと、早い段階で効果を実感できます。

患者さんとの直接的なコミュニケーション以外は自動化の対象と考えてOKです。施術中の会話や、カウンセリングは人がやるべき仕事です。

ROI（投資対効果）の観点から考えることも大切です。無料ツールで大きな効果が得られる施策から着手しましょう。

全部を一度に変えず、効果の高いものから着手する。これが成功の秘訣です。

ステップ3：無料・低コストのデジタルツールから導入開始

いきなり高額なシステムを導入する必要はありません。

まずは無料や低コストのツールから始めましょう。

施術記録のデジタル化

Googleドキュメントの音声入力機能が超便利です。スマホに向かって話すだけで、記録が完成します。

Notionでテンプレートを作成すれば、項目を埋めていくだけで記録完了。検索機能も優秀で、過去の記録がすぐに見つかります。

スマホで撮影した手書きメモをクラウド保存するのもアリです。GoogleドライブやDropboxなら無料枠で十分です。

予約管理の自動化

STORES予約やGoogleカレンダー連携の予約システムがおすすめです。無料プランでも基本機能は十分使えます。

患者さんには「24時間いつでも予約できて便利になりました」と案内すれば、スムーズに移行できます。

LINE活用で予約率を倍増させる簡単テクニックも参考になります。

連絡業務の効率化

LINE公式アカウントの自動応答設定が強力です。よくある質問には自動で返信できます。

予約確認メッセージのテンプレートを作っておけば、ボタン一つで送信完了です。

予約管理システム導入で業務効率3倍！無料ツールから有料ツールまで比較と選び方で、各ツールの詳細を比較しています。

初期コストを抑えながら効果を実感する。これが長続きのコツです。

ステップ4：ルーティン業務のテンプレート化・マニュアル化

繰り返し行う業務は、テンプレート化しましょう。

施術記録の標準化

主訴、施術内容、次回提案などの項目を固定化します。

選択式とフリー記入を組み合わせたテンプレートがおすすめです。「症状：□肩こり □腰痛 □その他（　）」という形式なら、チェックするだけで済みます。

過去の記録を見返しやすい分類方法も考えましょう。日付順、症状別、患者さん別など、目的に応じて検索できると便利です。

問い合わせ対応のQ&A集作成

よくある質問トップ10をリスト化してください。

「営業時間は？」「駐車場は？」「保険は使える？」「初回料金は？」こういった質問には、定型文で答えられます。

LINE公式アカウントやホームページのFAQに掲載すれば、問い合わせ自体が減ります。

会計処理の手順書作成

毎日10分で完結する会計処理の流れを作りましょう。

レシートや領収書は、その場でスマホで撮影してクラウド保存。月末に慌てて探すことがなくなります。

日次で処理しておけば、月末集計が驚くほど楽になります。

標準化は属人化を防ぎ、将来スタッフを雇う際にも役立つんです。

ステップ5：週1回の振り返りで継続的に改善

効率化は一度やって終わりじゃありません。

毎週金曜日に30分、業務時間を振り返る習慣をつけましょう。

「今週、どの業務に時間がかかったか？」「新たな時間泥棒はなかったか？」をチェックします。

新たな課題が見つかったら、すぐに対策を立てます。放置すると、また時間を奪われ続けますからね。

月単位で効率化の効果を数値で確認することも大切です。「記録時間が週5時間→2時間に短縮できた」と具体的に分かれば、モチベーションも上がります。

施術時間を見直して回転率アップ！収益を最大化する時間管理法でも、時間管理の重要性を解説しています。

PDCAサイクルを回して、小さな改善を積み重ねる。これが大きな成果につながります。

業務別の具体的な効率化テクニック

施術記録を5分→2分に短縮する音声入力活用法

音声入力、使っていますか？

スマホの音声入力機能は、思っている以上に優秀なんです。iPhoneならSiri、Androidなら音声入力ボタンを使います。

話しながら記録する際のコツは、句読点や改行を音声で指示することです。「てん」と言えば「、」が、「まる」と言えば「。」が入ります。

よく使う専門用語は、辞書登録しておきましょう。「けいらく」→「経絡」、「きたい」→「気滞」のように登録すれば、変換の手間が省けます。

音声認識の精度を上げるポイントは、ゆっくりはっきり話すことです。早口だと誤認識が増えます。

実践例を紹介します。「主訴、肩こり、期間、2週間、施術内容、肩井、合谷に鍼、次回、3日後」と話すだけで記録完了！

施術記録の効率化で時間を2倍に！1日3分で完結するデジタル管理システムの構築法で、さらに詳しく解説しています。

予約管理を自動化するシステム選定のポイント

予約システム、どれを選べばいいか迷いますよね。

選定のポイントは、患者さんにとっての使いやすさです。予約手順が複雑だと、電話してくる人が減りません。

無料プランと有料プランの機能比較もしっかり確認しましょう。無料でも基本機能は十分ですが、自動リマインドや決済機能が必要なら有料プランを検討します。

Googleカレンダーや他ツールとの連携性も重要です。自分が使っているツールと連携できれば、さらに便利になります。

キャンセル対応や変更対応が自動化できるかもチェックポイントです。患者さんが自分でキャンセルや変更できれば、あなたの手間は激減します。

導入時の患者さんへの説明方法も考えておきましょう。「より便利になります」とメリットを伝えれば、スムーズに移行できます。

患者連絡を効率化するLINE公式アカウント活用術

LINE公式アカウント、活用していますか？

予約確認メッセージの自動送信設定が超便利です。予約が入ったら、自動で「ご予約ありがとうございます」とメッセージが送られます。

前日リマインダーの配信タイミングも設定できます。前日の18時に「明日のご予約をお待ちしております」と送れば、当日キャンセルが減ります。

よくある質問への自動応答も設定しましょう。「営業時間」「料金」「アクセス」などのキーワードに反応して、自動で答えてくれます。

配信メッセージのテンプレート例を紹介します。

「〇〇様、明日13:00のご予約をお待ちしております。もし体調が優れない場合は、お気軽にご連絡ください」

こんな感じで、名前を入れてパーソナライズすると、自動でも温かみが出ます。

LINE公式アカウント活用術！月10人の新規患者を自動で獲得する配信設定5ステップで、設定方法を詳しく解説しています。

患者さんとの関係性を保ちながら自動化する。これがLINE活用の極意です。

効率化しても患者満足度を落とさないための注意点

時短と丁寧さを両立させる考え方

効率化って、手抜きじゃないんです。

効率化すべき部分と、時間をかけるべき部分を区別することが大切です。

患者さんと直接向き合う時間は削りません。カウンセリングや施術中の会話は、むしろ増やすべきです。

削るのは、裏側の事務作業だけ。施術記録、予約管理、連絡業務といった、患者さんから見えない部分を効率化します。

空いた時間で、患者さんとのコミュニケーション時間を増やせば、リピート率も向上します。

効率化は患者体験向上のための手段なんです。目的を間違えないようにしましょう。

デジタル化で失われがちな「温かみ」の保ち方

自動返信って、冷たく感じませんか？

でも、工夫次第で温かみは保てます。

定型文でも、患者さんの名前を入れるだけで印象が変わります。「〇〇様」と呼びかけるだけで、パーソナライズされた感じが出ます。

時々は手書きのメッセージカードを送るなど、アナログ施策も組み合わせましょう。誕生日カードや、施術回数の記念カードなど、特別な時は手書きで。

デジタルとアナログのハイブリッド戦略が、最も効果的なんです。

施術後の声かけ革命！患者の心をつかむ魔法の会話テンプレート7選も参考にしてみてください。

効率化と人間味のバランスが、信頼関係を築く鍵です。

まとめ：明日から実践できる業務効率化システムの構築

1日の業務時間を3時間短縮する方法、いかがでしたか？

ポイントをおさらいしましょう。

業務効率化の5ステップ

1. 現状の業務時間を計測して「時間泥棒」を特定する
2. 優先順位をつけて「自動化すべき業務」を選ぶ
3. 無料・低コストのデジタルツールから導入開始
4. ルーティン業務のテンプレート化・マニュアル化
5. 週1回の振り返りで継続的に改善

最初の1ヶ月は、慣れるまで時間がかかるかもしれません。でも、2ヶ月目から劇的に楽になります。

患者さんへの対応品質は変えず、裏側の事務作業だけを効率化する。この原則を忘れないでください。

空いた時間で、家族との時間や自己研鑽の時間を確保しましょう。経営者として「時間の使い方」を最適化することが、何よりも重要なんです。

鍼灸院の経営者がやるべき本当の仕事も読んで、経営者としての視点を養いましょう。

経営全体の数値管理も忘れずに。開業1年目の失敗を防ぐ！月次損益計算書の見方と経営判断3ステップで、経営数字の見方も学んでください。

明日から、まずはステップ1の時間計測から始めてみましょう。1週間後には、あなたの「時間泥棒」が見えてくるはずです。

時間に追われる毎日から抜け出して、患者さんにも家族にも向き合える余裕のある経営を目指しませんか？

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