【鍼灸院の経営】予約キャンセル・ドタキャン対策！売上損失を防ぐ5つの仕組みづくり
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こんにちは！鍼灸院の経営塾‐AMG‐代表の宮崎圭太です。
「また当日キャンセルか…」と肩を落とした経験、ありませんか？🤔
1人で鍼灸院を経営していると、1枠のキャンセルがそのまま売上ゼロに直結します。しかも、その時間は二度と戻ってきません。
「キャンセルポリシーを作りたいけど、患者さんに嫌われそう」「リマインド連絡ってしつこいかな？」そんな風に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
このブログでは、キャンセル・ドタキャンを「仕組み」で減らす5つの方法を詳しく解説します。これを実践すれば、売上損失を最小限に抑え、安定した経営に近づけますよ！
目次
- 予約キャンセルが鍼灸院経営に与える深刻な影響
- AMGメンバーの事例を元にしたキャンセル多発の原因分析
- 売上損失を防ぐ5つの仕組みづくり
- キャンセル対策を成功させる運用のコツ
- まとめ：キャンセル対策は経営の土台づくり
予約キャンセルが鍼灸院経営に与える深刻な影響
1枠のキャンセルが売上に与えるインパクト
「たかが1回のキャンセル」と思っていませんか？
実は、その積み重ねが経営を圧迫しているんです。
例えば、1回5,000円の施術が月に4回キャンセルされたとします。それだけで月2万円の損失です。年間にすると24万円！
この金額があれば、広告費や設備投資に回せますよね。
1人鍼灸院の場合、代わりのスタッフがいません。キャンセルされた枠は、そのまま「売上ゼロ」になってしまうんです😢
キャンセルが続くと起こる負のスパイラル
キャンセルが続くと、売上だけでなくメンタルにも影響が出てきます。
売上が減る → モチベーションが下がる → 施術や接客の質が落ちる → さらに患者さんが離れる…
こんな負のスパイラルに陥ってしまうことも。
「どうせまたキャンセルされるんだろうな」というマインドになると、経営全体に悪影響が出てしまいます。
だからこそ、早めの対策が大切なんです！
AMGメンバーの事例を元にしたキャンセル多発の原因分析
仕組みがないから起こる3つの問題
キャンセルが多い鍼灸院には、共通する問題があります。
それは「患者さんのマナーが悪い」のではなく、「仕組みがない」ということ。
AMGメンバーの事例を分析すると、以下の3つの問題が見えてきました。
問題①：キャンセルポリシーが曖昧または未設定
「キャンセルについて特に何も伝えていない」という鍼灸院は意外と多いです。
AMGのある鍼灸院では、ポリシーを明文化しただけでキャンセル率が半減しました。ルールがあるだけで、患者さんの意識は変わるんです。
問題②：リマインド連絡をしていない
「予約したこと自体を忘れていた」という患者さん、実は結構います。
リマインド連絡をするだけで、うっかりキャンセルは大幅に減らせます。
問題③：キャンセルしやすい雰囲気を作っている
「いつでも変更できますよ」と言いすぎていませんか？
親切心からの言葉が、逆に「気軽にキャンセルしていい」というメッセージになっていることも。
売上損失を防ぐ5つの仕組みづくり
ここからは、具体的な対策を5つ紹介します。どれも明日から実践できる内容ですよ！
仕組み1：予約時のコミットメントを高める
予約を「なんとなく」から「しっかり約束」に変えましょう。
具体的な方法：
- 予約確定時に「予約確認メッセージ」を送る
- 患者さん自身に予約日時を復唱してもらう
- 「〇〇さんのために時間を確保しました」と伝える
人は「自分で決めたこと」を守ろうとする心理があります。
予約時に患者さん自身に日時を確認してもらうだけで、「自分で約束した」という意識が生まれるんです。
メッセージ例：
「ご予約ありがとうございます！〇月〇日〇時、〇〇さんのためにお時間を確保してお待ちしております😊」
仕組み2：キャンセルポリシーを事前にやさしく伝える
キャンセルポリシーは「ルールを押し付ける」のではなく「お互いのために」というスタンスで伝えましょう。
伝えるタイミング：
- 初回来院時の問診票や説明時
- LINE公式アカウント登録時
- ホームページの予約ページ
ポリシー文例：
「他の患者様にもご予約をお待ちいただいている場合がございます。ご変更・キャンセルは前日までにご連絡いただけると助かります」
キャンセル料を設定する場合は、当日キャンセルで50%、無断キャンセルで100%程度が目安です。
患者との信頼関係を深める効果的な問診票の作り方も参考にしてみてください。
仕組み3：リマインド連絡を習慣化する
リマインド連絡は、キャンセル対策の基本中の基本です！
おすすめのタイミング：
- 予約日の前日（18時〜20時頃）
メッセージ例：
「明日〇時にお待ちしております😊 お気をつけてお越しくださいね」
「しつこいと思われないかな？」と心配する方もいますが、大丈夫です。
むしろ「丁寧に連絡してくれる院だな」と好印象を持ってもらえることが多いですよ。
LINE公式アカウントの自動配信機能を使えば、手間もかかりません。
LINE公式アカウント活用術！月10人の新規患者を自動で獲得する配信設定5ステップで詳しく解説しています。
予約管理システム導入で業務効率3倍！無料ツールから有料ツールまで比較と選び方も併せてチェックしてみてください。
仕組み4：キャンセル枠の救済策を用意する
どんなに対策しても、キャンセルをゼロにすることは難しいです。
だからこそ「キャンセルが出たときの救済策」を用意しておきましょう！
具体的な方法：
- キャンセル待ちリストを作る：「空きが出たら連絡してほしい」という患者さんをリスト化
- SNS・LINEで「本日空きあり」を発信：急な空きをチャンスに変える
- 当日予約OKの患者さんをリスト化：「急でも来られる」という方を把握しておく
AMGの鍼灸院では、キャンセルが出たらすぐにLINEで配信し、30分以内に枠が埋まることもあります。
LINEメッセージ活用術！次回予約率75%を達成する配信タイミングと文例も参考になりますよ。
仕組み5：無断キャンセルへの毅然とした対応
無断キャンセルが続く患者さんには、毅然とした対応も必要です。
段階的な対応：
- 1回目：翌日に確認の連絡をする（体調不良などの可能性もあるため）
- 2回目：次回予約時に事前決済や前金制を提案
- 3回目以降：丁寧にお断りすることも検討
「断るのは申し訳ない」と思うかもしれません。
でも、無断キャンセルを繰り返す患者さんに時間を使うより、「ちゃんと来てくれる患者さん」を大切にする方が、経営的にも精神的にも健全です。
経営者として「選ぶ勇気」を持つことも大切ですよ💪
キャンセル対策を成功させる運用のコツ
患者さんとの信頼関係を壊さない伝え方
キャンセルポリシーを伝えるとき、大切なのは「言い方」です。
NGな伝え方：
「キャンセルされると困るので、必ず来てください」
OKな伝え方：
「〇〇さんのために時間を確保しておりますので、ご変更の際は前日までにご連絡いただけると助かります😊」
同じ内容でも、言い方ひとつで印象は大きく変わります。
「お互いのために」「他の患者さんのためにも」というスタンスを忘れずに。
施術後の会話術で継続率80%達成！患者さんの心をつかむ声かけテンプレートも参考にしてみてください。
仕組みを定着させるためのチェックリスト
仕組みを作っても、運用しなければ意味がありません。
月1回チェックすべき項目：
- 今月のキャンセル件数と率を把握しているか
- リマインド連絡は毎回送れているか
- キャンセルポリシーは全員に伝えられているか
- キャンセル待ちリストは更新されているか
- 無断キャンセルへの対応ルールは機能しているか
数字を見える化することで、改善ポイントが明確になります。
開業1年目の失敗を防ぐ！毎月チェックすべき5つの経営数字と改善アクションも併せて読んでみてくださいね。
キャンセル対策って、一人で考えていると「これで合ってるのかな？」と不安になりますよね😅
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一人で悩まず、うまくいっている鍼灸院がどんな仕組みを作っているか、のぞいてみませんか？
まとめ：キャンセル対策は経営の土台づくり
今回は、予約キャンセル・ドタキャン対策として5つの仕組みをご紹介しました。
ポイントをおさらいしましょう：
- 予約時のコミットメントを高める → 「自分で約束した」意識を作る
- キャンセルポリシーを事前にやさしく伝える → ルールがあるだけで意識が変わる
- リマインド連絡を習慣化する → うっかり忘れを防ぐ
- キャンセル枠の救済策を用意する → 機会損失を最小化
- 無断キャンセルへの毅然とした対応 → 経営者として選ぶ勇気を持つ
キャンセル対策は、売上を守るだけでなく、精神的な安定にもつながります。
「またキャンセルされるかも…」というストレスから解放されると、施術にも集中できますよね😊
まずは、明日からできる「リマインド連絡」から始めてみてください。それだけでも変化を感じられるはずです！
初回来院からリピーターに変える接客術のコツ5ステップも参考に、患者さんとの関係づくりを強化していきましょう。
あなたの鍼灸院経営が、より安定したものになることを応援しています！
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